Organismos de
assessoramento e auditoria

Comitês são organismos facultativos de assessoramento e suporte à tomada de decisão do Conselho de Administração/Diretoria em temas que requerem mais profundidade analítica.

O Conselho de Administração/Diretoria deve evitar número excessivo de comitês para que não fragmentem a estrutura interna da cooperativa, bem como avaliar sua pertinência em função do porte da sociedade.

O Regimento Interno do Conselho/Diretoria deve orientar a formação e a composição dos comitês e a coordenação deles por conselheiros/diretores que reúnam as competências e habilidades mais adequadas.

Composição dos comitês técnicos
Os comitês técnicos devem ser compostos por, no mínimo, três membros, sendo ao menos um deles especialista no tópico em questão.

Deve haver uma descrição formal das qualificações, do empenho e do compromisso de tempo que se espera dos membros do comitê.

Tipos de comitês técnicos
É recomendável que a cooperativa adote, sempre que possível, comitês temporários, sendo as suas atividades avaliadas periodicamente, de forma a assegurar o papel efetivo e eficaz de cada um deles.

No entanto, pode haver comitês permanentes, vinculados ao período de mandato do Conselho de Administração/Diretoria, como: Comitê de Ética, Comitê de Riscos e Crises, Comitê de Orçamento etc.

Comitê de Auditoria
O Comitê de Auditoria deve ser instituído para avaliar a conformidade dos relatórios econômico-financeiros da administração, do sistema de controles internos, da gestão de riscos e do compliance, garantindo a efetividade da administração.

O Comitê de Auditoria deve avaliar o cumprimento das recomendações feitas pela Auditoria Independente.

Composição do Comitê de Auditoria
O Comitê de Auditoria deve ser coordenado por um membro do Conselho de Administração/Diretoria e ter em sua composição cooperados capacitados para desempenhar o cumprimento desta atividade de maneira efetiva, objetiva e independente.

Eventualmente, a composição do Comitê de Auditoria poderá ser complementada pela contratação de profissionais qualificados que atuarão como especialistas do comitê. Pelo menos um integrante deverá ter experiência comprovada na área Contábil e/ou Auditoria Contábil.

O conselheiro de administração/diretor que, casualmente, acumule funções executivas não deve participar do Comitê de Auditoria.

Reuniões do Comitê de Auditoria
É recomendável que o Comitê de Auditoria se reúna regularmente com o Conselho de Administração/Diretoria, com o Conselho Fiscal, com o executivo principal e, quando pertinente, com os demais executivos.

O Comitê de Auditoria também deve se reunir regularmente com a Auditoria Interna e com os auditores independentes.

Relacionamento com o Conselho de Administração/Diretoria
No relacionamento com o Conselho de Administração/Diretoria, o Comitê de Auditoria deve ter o cuidado de agir de forma integrada às decisões do Conselho/Diretoria.

Eventuais situações de discordâncias do Comitê de Auditoria com as decisões do Conselho de Administração/Diretoria devem ser posicionadas ao Conselho/Diretoria para que este possa reverter ou tomar outras medidas que evitem sua fragilidade junto aos demais órgãos fiscalizadores e de compliance.

Relacionamento com a Gestão Executiva
O relacionamento com a Gestão Executiva deve ser pautado pela colaboração e independência.

O Comitê de Auditoria não deve se envolver nas funções executivas reservadas à Gestão. Sua atuação deve ser pautada por recomendar melhorias e apresentar opiniões relacionadas à produção de informações para o mercado, aos controles internos e à gestão de riscos.

Relacionamento com o Conselho Fiscal
O relacionamento com o Conselho Fiscal deve se pautar em temas importantes para os dois órgãos, visando à harmonização e ao aprofundamento do entendimento da situação da cooperativa.

O Comitê de Auditoria deve estar disponível ao Conselho Fiscal, sempre que este último o solicitar.

Relacionamento com a Auditoria Interna
O relacionamento com a Auditoria Interna deve assegurar o relato de questões controversas ao Comitê de Auditoria, especialmente aquelas que envolvam, direta ou indiretamente, a administração da cooperativa.

Relacionamento com a Auditoria Independente
O relacionamento com a Auditoria Independente deve abordar o plano de trabalho dos auditores independentes, sem qualquer relação de subordinação, e a efetiva independência dos auditores no desenvolvimento de seus trabalhos de revisão das contas e dos controles internos da cooperativa.

Relacionamento com Órgãos Reguladores
Nas situações em que existam Órgãos Reguladores e de Supervisão, o Comitê de Auditoria deve realizar reuniões periódicas com os representantes desses órgãos para entendimento de suas necessidades e preocupações, bem como para alinhamento da atuação.

Comitê de Ética
A cooperativa, por meio do seu Conselho de Administração/Diretoria, pode instituir o Comitê de Ética como instrumento de avaliação da qualidade de relacionamento dentre as diversas partes interessadas.

O Comitê de Ética deve zelar para não haver conflito de interesses quando alguém não é independente em relação à matéria em discussão e pode influenciar ou tomar decisões motivadas por interesses distintos daqueles da cooperativa.

Composição do Comitê de Ética
É recomendável que a composição do Comitê de Ética atenda aos pré-requisitos dos órgãos reguladores, se houver.

A composição deve privilegiar a participação de cooperados e colaboradores.

Eventualmente, a composição do Comitê de Ética poderá ser complementada pela contratação de profissionais qualificados que atuarão como especialistas do Comitê.

Reuniões do Comitê de Ética
As reuniões do Comitê de Ética devem ser pautadas pelo Código de Ética e de Conduta e pelas informações advindas dos canais de denúncia.

As informações advindas dos canais de denúncia devem ser analisadas e, havendo necessidade, entrevistas devem ser agendadas com as partes envolvidas para embasar a emissão de parecer pelo Comitê.

É recomendável que as reuniões do Comitê de Ética se pautem pelo sigilo, de modo a não comprometer o bom andamento dos trabalhos.

Abrangência do Código de Ética e de Conduta
A cooperativa deve instituir um Código de Ética e de Conduta, preferencialmente aprovado em Assembleia Geral, que comprometa conselheiros/diretores, Diretoria Executiva, executivo principal, empregados e cooperados.

O Código de Ética e de Conduta deve definir as responsabilidades econômicas, sociais e ambientais, refletindo a cultura da cooperativa e os princípios cooperativistas, mediante procedimentos que resguardem contraditório e a ampla defesa.

Canal de denúncia
O Comitê de Ética deve assegurar a instalação de canais apropriados para que cooperados, ou quaisquer outras partes interessadas, possam encaminhar denúncias sobre situações que envolvam dilemas, conflitos de interesse e eventuais máculas ao Código de Ética e de Conduta, aos Regimentos da cooperativa, ao seu Estatuto Social e à legislação.

Os canais de denúncia podem ser disponibilizados de forma virtual ou impressa, sendo as manifestações preenchidas em formulário padrão e direcionadas ao presidente do Comitê para inserção na pauta das próximas reuniões.

Comitê de Recursos Humanos
É recomendável que o Comitê de Recursos Humanos avalie assuntos relativos à sucessão, remuneração e desenvolvimento de pessoas.

O Comitê de Recursos Humanos deve analisar os mecanismos de remuneração dos conselheiros/diretores, propondo ao Conselho/Diretoria os valores para o exercício seguinte, cuja aprovação final será submetida à Assembleia Ordinária.

O Comitê de Recursos Humanos deve avaliar e supervisionar as práticas e processos de sucessão em todos os níveis hierárquicos da cooperativa.

Cabe também a este Comitê apoiar o presidente do Conselho/Diretoria na elaboração e revisão do processo de avaliação anual dos executivos, dos conselheiros/diretores e do Conselho de Administração/Diretoria, assim como propor um descritivo do perfil de conselheiros/diretores desejado.

Composição do Comitê de Recursos Humanos
O Comitê de Recursos Humanos deve ser composto por profissional qualificado que atuará como especialista do Comitê.

Além de profissional especialista, o Comitê de Recursos Humanos deverá contar com a coordenação de membro do Conselho de Administração/Diretoria, a participação de cooperado qualificado, se houver, e executivos internos responsáveis pela gestão de pessoas.

O conselheiro de administração/diretor que, casualmente20, acumule funções executivas não deve participar do Comitê de Recursos Humanos.

Reuniões do Comitê de Recursos Humanos
É recomendável que o Comitê de Recursos Humanos se reúna regularmente com o executivo principal e a área responsável pela gestão de pessoas na cooperativa.

Auditoria Interna
A Auditoria Interna é um importante agente na estrutura de Governança Cooperativa. Trata-se de uma atividade independente e técnica que presta serviços de avaliação e consultoria e tem como objetivo adicionar valor e melhorar as operações de uma organização. A auditoria auxilia a cooperativa a alcançar seus objetivos por meio de uma abordagem sistemática e disciplinada para a avaliação e melhoria da eficácia dos processos de gerenciamento de riscos, de controle e governança cooperativa.

Compreende os exames, análises, avaliações, levantamentos e comprovações metodologicamente estruturados para a avaliação da integridade, adequação, eficácia e economicidade dos processos, dos sistemas de informações e de controles internos integrados ao ambiente, e de gerenciamento de riscos, com vistas a assistir ao Conselho de Administração/Diretoria da cooperativa no cumprimento de seus objetivos.

A Auditoria Interna deve atuar de modo proativo e na implantação de novos controles internos, no levantamento e mapeamento dos controles internos existentes, na recomendação do aperfeiçoamento dos controles internos, das normas e dos procedimentos e do seu monitoramento, em consonância com as melhores práticas inerentes à atividade.
Composição da Auditoria Interna
O auditor interno deve servir de instrumento de gestão e nesta condição deve ter assegurada a sua atuação em toda a cooperativa, para que seu trabalho possa ser realizado com sucesso.

A Auditoria Interna pode ser composta por colaboradores internos ou terceirizados, subordinados ao Conselho de Administração/Diretoria.

No caso de colaboradores, o auditor interno deve comunicar previamente ao Conselho de Administração/Diretoria e/ou Comitê de Auditoria qualquer situação em que exista, ou possa razoavelmente inferir-se, conflito de interesses ou de ideias preconcebidas sobre pessoas, unidades organizacionais ou sistemas administrativos a serem auditados.

Colaboradores transferidos para a Auditoria Interna não poderão auditar as atividades que previamente tenham executado em outra unidade organizacional até que decorra o período de quarentena de 01 (um) ano.

Plano Anual de Atividades da Auditoria Interna
O planejamento anual dos trabalhos deve ser consubstanciado em documento intitulado Plano Anual de Atividades da Auditoria Interna.

O Plano Anual de Atividades e o orçamento anual da Auditoria Interna devem ser aprovados previamente pelo Conselho de Administração/Diretoria para assegurar o alinhamento com o direcionamento estratégico e os recursos necessários à sua execução.

As prioridades do planejamento anual das atividades da Auditoria Interna devem ser fundamentadas em análise de riscos, consistente com os objetivos da cooperativa.

Avaliação da Auditoria Interna
O Conselho de Administração/Diretoria e/ou Comitê de Auditoria devem fazer, anualmente, uma avaliação formal do desempenho da Auditoria Interna, de acordo com a pertinência e tempestividade de suas propostas de correção de disfunções ou impropriedades.

Auditoria Independente
Toda cooperativa deve ter suas demonstrações financeiras auditadas por auditor externo independente, assegurando que as mesmas reflitam a realidade da posição econômica e financeira da cooperativa.

A Auditoria Independente deve revisar e avaliar os controles internos da cooperativa, registrando em relatório específico as recomendações sobre melhorias e aperfeiçoamento.

A Auditoria Independente deverá ter credenciamento21 pela Organização das Cooperativas Brasileiras, conforme art. 112 da Lei 5.764/71.

Relatório dos auditores independentes
O relatório dos auditores independentes deve definir o escopo, os trabalhos efetuados, as demonstrações financeiras auditadas e a opinião do auditor emitida e, por consequência, a responsabilidade assumida.

Contratação, remuneração, retenção e destituição
O Conselho de Administração/Diretoria e/ou Comitê de Auditoria devem estabelecer com os auditores independentes o plano de trabalho e o contrato de prestação de serviços.

O Comitê de Auditoria deve recomendar ao Conselho/Diretoria a contratação, remuneração, retenção e substituição do auditor independente.

Recomendações do auditor independente
Os auditores independentes se reportam ao Conselho de Administração/Diretoria e ao Conselho Fiscal, em conjunto com o Comitê de Auditoria, em relação aos seguintes pontos: discussão das principais políticas contábeis; deficiências relevantes e falhas significativas nos controles e procedimentos internos; tratamentos contábeis alternativos; casos de discordâncias com a Diretoria Executiva; avaliação de riscos e análise de possibilidade de fraudes e erros.

Contratação e independência
Os auditores, em benefício de sua independência, devem ser contratados por período predefinido, podendo ser recontratados após avaliação formal e documentada, efetuada pelo Comitê de Auditoria e/ou Conselho de Administração/Diretoria, de sua independência e desempenho, observadas as normas profissionais, a legislação e os regulamentos em vigor.

As renovações com a empresa de auditoria externa são de responsabilidade do Conselho de Administração/Diretoria em conjunto com o Conselho Fiscal e recomenda-se que seja levada ao conhecimento da Assembleia Geral. Se houver recontratação contínua após cinco anos, o Conselho de Administração/Diretoria e Comitê de Auditoria devem confirmar que o auditor independente promove a rotação dos profissionais-chave da equipe.

Serviços extra-auditoria
É fortemente recomendável não contratar a empresa de auditoria independente para realizar trabalhos de consultoria, evitando-se conflito de interesse.

Normas profissionais de independência
O auditor independente deve assegurar, anualmente, a sua independência em relação à cooperativa. Esta manifestação deve ser feita por escrito ao Comitê de Auditoria ou, na sua ausência, ao Conselho de Administração/Diretoria.

20 Considerado que esse acúmulo de funções não é uma boa prática de governança.

21 O credenciamento da Auditoria independente deverá seguir os procedimentos da Resolução 043/2015 da Organização das Cooperativas Brasileiras. Para acessar a norma, clique aqui.