Órgãos de
fiscalização e compliance

Órgãos de Fiscalização e Compliance são necessários às boas práticas de governança cooperativa, para buscar o alinhamento dos interesses dos órgãos de administração aos interesses dos cooperados.

Como compliance entende-se estar em conformidade com leis e regulamentos internos e externos.

Nas cooperativas, podem atuar como órgãos de fiscalização e compliance:
  • Cooperados, pelo exercício ativo e bem informado dos seus direitos e deveres;
  • Conselho Fiscal, pelo exercício de fiscalização efetiva e independente;
  • Auditoria externa e independente;
  • Auditoria interna.
Cooperados
O cooperado, como proprietário, é a parte mais interessada nos negócios da cooperativa, portanto, deve agir como instrumento efetivo de fiscalização e controle da organização.

São recomendáveis o comparecimento e a participação ativa dos cooperados nos eventos de pré-assembleias e de assembleias gerais; o acompanhamento da prestação de contas dos órgãos de administração, fiscalização e compliance; e a interação junto aos demais mecanismos de relacionamento.

Conselho Fiscal
O Conselho Fiscal é um dos mais importantes agentes de fiscalização e compliance, uma vez que é subordinado exclusivamente à Assembleia Geral e, portanto, deve estar fora do conflito de interesses entre órgãos de administração.

Conforme determina a legislação aplicável, deve ser constituído em todas as cooperativas19.

O Conselho Fiscal deve atuar de forma independente e assegurar efetiva transparência dos negócios da cooperativa. Para tanto, deve fiscalizar os atos da administração, opinando sobre determinadas questões e fornecendo informações aos cooperados.

Seus principais objetivos devem ser estabelecidos no regimento interno.

O Conselho Fiscal deve ter o direito de fazer consultas a profissionais externos habilitados e independentes (contadores, advogados, auditores, especialistas em impostos, recursos humanos, gestão de riscos e de estratégia, entre outros), pagos pela cooperativa, para obter subsídios em matérias de relevância.

Havendo participação, direta ou indireta, da cooperativa em outras organizações, o Conselho Fiscal deverá observar os possíveis impactos e os níveis de riscos dessas organizações na cooperativa.

Composição do Conselho Fiscal
É recomendável que na composição do Conselho Fiscal predomine a capacidade técnica dos seus membros.

Antes da eleição do Conselho Fiscal, as cooperativas devem estimular o debate, junto à Organização do Quadro Social, sobre a composição do Conselho Fiscal, de forma a alcançar a desejável diversidade de experiências profissionais pertinentes às funções do órgão e ao campo de atuação da cooperativa.

A eficácia da atuação do Conselho Fiscal depende de sua independência e imparcialidade na realização dos trabalhos. É boa prática de governança que os membros do Conselho Fiscal não tenham negócios com a cooperativa, além daqueles realizados na condição de cooperados, e que não sejam empregados de entidade ou de empresa que esteja oferecendo algum serviço ou produto à cooperativa.

Qualificação do Conselho Fiscal
Recomenda-se aos cooperados que exerçam a função de conselheiro que busquem certificação específica oferecida pelo Sistema OCB e/ou suas Organizações Estaduais, ou por outro órgão reconhecido pelo Sistema OCB, possuindo as seguintes qualificações:
  • Conhecimento das melhores práticas de governança;
  • Capacidade de executar seu trabalho, minimizando as interferências externas no dia a dia;
  • Capacidade de atuação crítica e construtiva nos campos financeiro, legal e de negócios, aliada à capacidade de relacionamento;
  • Conhecimento da cooperativa, seu campo de atuação e práticas de negócios, o que implica, inclusive, o conhecimento físico dos seus estabelecimentos, através de visitas às instalações mais importantes;
  • Independência frente à administração da cooperativa, bem como frente aos cooperados que o elegeram;
  • Integridade;
  • Busca por informações relevantes para a formação dos seus juízos.
Agenda de trabalho do Conselho Fiscal
O Conselho Fiscal deve deliberar sobre uma agenda mínima de trabalho, que inclua o foco de suas atividades no exercício. Essa agenda deve conter uma relação das reuniões ordinárias, assim como as informações que serão enviadas periodicamente aos conselheiros.

O trabalho do Conselho Fiscal deve ser sistematizado e possuir padrão mínimo para evitar que deixe de executar trabalhos básicos, capazes de identificar os problemas e situações mais prováveis de ocorrer em uma cooperativa.

Regimento Interno do Conselho Fiscal
O Conselho Fiscal deve ter um Regimento Interno que discipline o funcionamento do órgão e o planejamento das atividades. O regimento deve conter, no mínimo, plano de trabalho e forma de divulgação dos resultados de sua atuação, que poderá ser por pareceres, opiniões, recomendações, encaminhamento de denúncias recebidas. O conselheiro deve buscar uma atuação em harmonia com os demais integrantes do Conselho.

Relacionamento do Conselho Fiscal e demais órgãos de fiscalização e administração:
O Conselho Fiscal deve manter relacionamento estreito com:

Cooperados: pautando suas relações pela equidade, transparência, independência e, como regra geral, pela confidencialidade.

Auditoria Independente: pautando suas relações por uma agenda de trabalho produtiva e mutuamente benéfica. O Conselho Fiscal deve acompanhar o trabalho da auditoria independente e o relacionamento desta com os órgãos de administração. Os auditores independentes devem comparecer às reuniões do Conselho Fiscal sempre que forem chamados a prestar informações relacionadas ao seu trabalho. A Administração não poderá obstruir ou dificultar a comunicação entre quaisquer membros do Conselho Fiscal e os auditores independentes, devendo, inclusive, disponibilizar aos membros do Conselho Fiscal relatórios e recomendações emitidos por auditores independentes ou outros peritos.

Auditoria Interna: pautando suas relações pelo acompanhamento do trabalho deste colegiado. O Conselho de Administração/Diretoria poderá determinar a existência de canais de comunicação entre a Auditoria Interna e o Conselho Fiscal, como forma de garantir o monitoramento independente de todas as atividades da cooperativa.

Conselho de Administração/Diretoria: manter comunicação com o Conselho de Administração/Diretoria por meio de relatório e atas de reuniões.

Remuneração do Conselho Fiscal
A remuneração dos conselheiros fiscais deve ser submetida e aprovada pela Assembleia Geral, registrada em ata individualmente ou, pelo menos, em bloco separado da remuneração dos administradores.

Os conselheiros fiscais devem ter remuneração adequada, levando em consideração a experiência e a qualificação necessária ao exercício da função e às responsabilidades assumidas.

Pareceres do Conselho Fiscal
Os pareceres do Conselho Fiscal devem abordar aspectos relevantes constatados em sua análise, fazendo referência às recomendações dos auditores.

A redação do parecer do Conselho Fiscal dependerá da situação específica que se apresente, podendo, eventualmente, mencionar resumo dos trabalhos realizados que permitem a emissão da opinião, evitadas expressões e opiniões que não sejam da sua competência.

A cooperativa deve dispor de canais institucionais para que os cooperados possam acompanhar e cobrar o trabalho do Conselho Fiscal.

19 Art. 56, § 1º e § 2º da Lei 5.764/71.